Hur bygger vi en motståndskraftig organisation som snabbt kan anpassa sig och fortsätta fungera i kris?

 

Reflektioner

Co-Creation-Lab_reflektioner_Josefin+Lars_Ramboll.pdf

 

Summering från passet 

 

Hur bygger vi organisationer som snabbt kan anpassa sig och fortsätta fungera vid större samhällsstörningar?

 

Vad grupperna utforskade

Grupperna utgick från frågan hur organisationen kan pröva sin beredskap redan nu, utan att en kris behöver inträffa. Nästan alla grupper valde att börja med att ta reda på vad som är verksamhetskritiskt: vilken kärnverksamhet som måste hållas igång, vilka arbetsuppgifter som kan prioriteras bort och vilka kompetenser och roller som behövs. Ett återkommande tema var att avgränsa och börja i liten skala, med en pilot i en del av organisationen. Fackliga parter nämndes i nästan alla grupper, antingen från start eller i ett senare steg via samverkan, och flera betonade att arbetet behöver förankras hos ledningen. Det dagliga arbetet, tidsbrist och andra pågående initiativ var det som oftast angavs kunna göra att experimentet inte blir av, liksom att frågan inte upplevs som prioriterad förrän något faktiskt händer.

Första steg att testa

• Inventera och rangordna verksamhetskritiska arbetsuppgifter. Uppgifterna listas, delas in i kritiska och icke kritiska och rangordnas. Idén återkom i flera former: en mall som cheferna fyller i före en deadline, varefter ledningen prioriterar på en skala 1-5; en workshop i ledningsgruppen om vad som är kärnverksamhet, följd av arbetsmaterial för första linjens chefer; eller att ledningsgruppen samlas och ställer frågan “Vad måste hållas igång?”.
• Kartlägga kritiska kompetenser och roller. Ett förslag var att varje medarbetare identifierar de kritiska momenten i sin egen roll och stämmer av med sin chef i medarbetar- eller målsamtalet. Ett annat var att HR leder processen medan första linjens chefer genomför kartläggningen. Ett förslag var också att synliggöra vem som i dag har kompetensen, för att hitta nyckelpersoner och behov av dubbelkompetens. En grupp lyfte frågan om vem som förvaltar resultatet och håller det aktuellt.
• En pilot i en avgränsad del av organisationen, till exempel inom HR och lön med start på nästa enhetsmöte, eller ett test av vilka verksamheter som blir sårbara vid underbemanning under tre dagar. En grupp föreslog en särskild grupp, en “krisstab”, med tydligt mandat att prioritera uppgifter, kartlägga kompetenser och identifiera glappen.
• En krisövning i mindre format för att se hur samarbetet mellan olika funktioner fungerar, med övningsledare och observatör, gemensam utvärdering av vad som fungerade och inte, och bred kommunikation om resultatet.
• Utreda hur distansarbete skulle fungera vid en störning: vilka roller som kan arbeta på distans, vilka alternativa arbetsplatser och arbetssätt som finns, och vad lagar och avtal säger om till exempel omplaceringar.

 

 

Att ladda ned

Idégenerering

Co-Creation-Labs_Josefin-Sandström+Lars-Brann_idegenerering.pdf

 

Experiment

Co-Creation-Labs_Josefin-Sandström+Lars_Brann_experiment.pdf